¿Qué informes debe presentar una buena administración de PH?

Una buena administración de propiedad horizontal se distingue no solo por la ejecución de tareas operativas, sino también por la transparencia en la entrega de informes. Estos documentos son la base de una gestión clara, confiable y legalmente respaldada ante los copropietarios y entes de control.

El primero y más importante es el informe financiero mensual. Debe contener ingresos por cuotas de administración, ingresos extraordinarios, gastos operativos, fondo de imprevistos, saldo en bancos y cartera morosa. Este documento permite a los residentes conocer el estado económico del conjunto y validar el uso de los recursos.

Otro informe clave es el informe de cartera, donde se detallan los apartamentos o unidades con pagos pendientes, el número de meses en mora y el seguimiento de cobros prejurídicos o jurídicos. Su actualización constante ayuda a tomar decisiones informadas sobre acuerdos de pago o procesos legales.

También está el informe de mantenimiento, que recopila las acciones realizadas en infraestructura, zonas comunes, equipos (ascensores, bombas, plantas eléctricas) y servicios tercerizados. Este documento demuestra el cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo y correctivo, fundamental para evitar riesgos y valorización negativa del inmueble.

El informe de gestión administrativa incluye la contratación y supervisión del personal, novedades con proveedores, cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal, manejo de PQRS y actividades realizadas por el comité de convivencia. Además, se debe presentar un resumen anual con los logros, retos y proyecciones del próximo periodo.

Todos estos informes deben ser entregados a los consejos de administración o asamblea general en tiempo y forma, respaldados por documentos soporte. Una administración que informa es una administración que genera confianza, reduce conflictos y garantiza sostenibilidad.

¿Tu administrador entrega estos informes de forma regular y clara? Si la respuesta es no, es momento de exigir lo que por ley y buena gestión corresponde.