POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COPROSERVICIOS S.A.S.

  1. INTRODUCCIÓN

COPROSERVICIOS S.A.S., con domicilio en Colombia, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas complementarias, ha desarrollado la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales para informar a los usuarios y clientes sobre la recolección, uso, circulación y tratamiento de sus datos personales, tanto en la plataforma digital como en los servicios presenciales.

  1. DEFINICIONES

Para efectos de interpretación de esta política, se adoptan las siguientes definiciones:

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  1. PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios:

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento del titular.
  • Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa y exacta.
  • Principio de transparencia: Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento deberá manejarse con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
  1. DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS

COPROSERVICIOS S.A.S. podrá recolectar los siguientes tipos de datos personales:

4.1. Datos de identificación y contacto:

  • Nombres y apellidos
  • Número de documento de identidad
  • Dirección de residencia o domicilio
  • Correo electrónico
  • Números telefónicos
  • Fecha de nacimiento

4.2. Datos socioeconómicos:

  • Información laboral
  • Referencias personales y comerciales
  • Información financiera y crediticia
  • Historial de pagos

4.3. Datos de inmuebles:

  • Escrituras y documentos de propiedad
  • Matrículas inmobiliarias
  • Información catastral
  • Características físicas de los inmuebles

4.4. Datos de servicios:

  • Contratos de administración
  • Contratos de arrendamiento
  • Historial de solicitudes y servicios

4.5. Datos de la plataforma digital:

  • Información de registro de usuarios
  • Historial de transacciones
  • Dirección IP
  • Datos de dispositivos de acceso
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

COPROSERVICIOS S.A.S. tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

5.1. Servicios de Administración de Propiedad Horizontal:

  • Gestión administrativa de propiedades horizontales
  • Facturación y cobro de cuotas de administración
  • Mantenimiento de registro de propietarios y residentes
  • Convocatoria a asambleas y reuniones
  • Atención de solicitudes y quejas

5.2. Servicios de Contabilidad:

  • Elaboración de estados financieros
  • Gestión contable y fiscal
  • Presentación de declaraciones tributarias
  • Generación de informes contables

5.3. Servicios Inmobiliarios:

  • Gestión de contratos de arrendamiento y venta
  • Promoción de inmuebles
  • Estudio de arrendatarios y compradores
  • Facturación de comisiones y servicios

5.4. Servicios de Conserjería, Aseo y Mantenimiento:

  • Programación de servicios
  • Control de calidad
  • Atención de solicitudes y emergencias

5.5. Plataforma de Pagos:

  • Procesamiento de pagos en línea
  • Generación de comprobantes
  • Verificación de identidad
  • Prevención de fraudes

5.6. Fines generales:

  • Envío de comunicaciones comerciales e informativas
  • Mejora de servicios y productos
  • Análisis estadísticos y de mercado
  • Cumplimiento de obligaciones legales
  • Atención de requerimientos de autoridades
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Derecho de acceso: Conocer, actualizar y consultar sus datos personales.
  • Derecho de actualización: Actualizar los datos personales que resulten inexactos o incompletos.
  • Derecho de rectificación: Rectificar los datos personales que resulten inexactos o incompletos.
  • Derecho de cancelación: Solicitar la eliminación de sus datos personales.
  • Derecho de oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales.
  • Derecho a revocar el consentimiento: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
  • Derecho a presentar quejas: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
  • Derecho a ser informado: Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante los siguientes canales:

7.1. Canales de atención:

  • Correo electrónico: depcomercialproservicios@gmail.com
  • Dirección física: calle 162 #55c-20 OF 306
  • Teléfono: +57 3107791219
  • Sección de contacto en la página web

7.2. Requisitos de la solicitud:

  • Identificación completa del titular
  • Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud
  • Dirección física o electrónica para notificaciones
  • Documentos que soporten la solicitud, cuando sea del caso

7.3. Tiempos de respuesta:

  • Consultas: Quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo
  • Reclamos: Quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo
  • Si no fuere posible atender la consulta o reclamo en los plazos indicados, se informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin exceder el doble del término inicial.
  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

COPROSERVICIOS S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo:

  • Protocolos de encriptación para la transmisión de datos sensibles
  • Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
  • Controles de acceso a sistemas de información
  • Respaldo periódico de la información
  • Capacitación al personal sobre seguridad de la información
  • Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

COPROSERVICIOS S.A.S. podrá transferir o transmitir, total o parcialmente, los datos personales a:

  • Entidades financieras para procesamiento de pagos
  • Empresas de cobranza para la gestión de cartera
  • Entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales
  • Aliados comerciales para la prestación de servicios contratados
  • Proveedores de servicios tecnológicos

En todos los casos, se garantizará el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la transferencia o transmisión de datos personales.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

COPROSERVICIOS S.A.S. solo tratará datos de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública, cuando el tratamiento responda y respete el interés superior del menor y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, y con la autorización previa y expresa de sus representantes legales.

  1. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo necesario para cumplir con las finalidades establecidas en la presente política, o hasta que el titular solicite su eliminación, o hasta que COPROSERVICIOS S.A.S. determine su eliminación por razones administrativas o legales.

  1. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

COPROSERVICIOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.

  1. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Privacidad está regulada por la legislación colombiana, en especial por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 21 de abril de 2024.

Para cualquier inquietud relacionada con esta política, puede contactarnos a través de los canales oficiales disponibles en nuestra página web.

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