1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y procedimientos para la emisión, entrega y conservación de facturas electrónicas de COPROSERVICIOS S.A.S., en cumplimiento con la normativa colombiana vigente, garantizando la transparencia y seguridad tanto para nuestros servicios de administración de propiedad horizontal, contabilidad, servicios inmobiliarios y de mantenimiento, ya sea que estos se contraten o gestionen a través de nuestra plataforma digital o de manera presencial.

2. ALCANCE

Esta política aplica a todas las transacciones comerciales que requieran facturación realizadas por COPROSERVICIOS S.A.S., incluyendo:

  • Servicios de administración de propiedad horizontal
  • Servicios de contabilidad para propiedad horizontal y empresas
  • Servicios inmobiliarios (alquiler y venta de inmuebles)
  • Servicios de conserjería, aseo y toderos
  • Comisiones por intermediación
  • Cualquier otro servicio prestado por la compañía

3. MARCO NORMATIVO

COPROSERVICIOS S.A.S. cumple con todas las disposiciones establecidas por:

  • Decreto 2242 de 2015
  • Resolución 000042 de 2020 de la DIAN
  • Ley 2010 de 2019
  • Demás normas complementarias sobre facturación electrónica en Colombia

4. EMISIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

4.1 Periodicidad

  • Administración de PH: Mensual o según lo establecido en el contrato
  • Contabilidad: Mensual o según acuerdo de prestación de servicios
  • Servicios inmobiliarios: Al momento de concretar la venta o mensualmente en caso de administración de arriendos
  • Servicios de mantenimiento: Al finalizar el servicio o mensualmente para contratos recurrentes

4.2 Contenido de las facturas

Todas las facturas emitidas por COPROSERVICIOS S.A.S. contendrán como mínimo:

  • Denominación «Factura Electrónica de Venta»
  • Nombre, NIT y datos de contacto de COPROSERVICIOS S.A.S.
  • Nombre completo, identificación y datos de contacto del cliente
  • Descripción detallada del servicio prestado
  • Valor de los servicios y discriminación de impuestos aplicables
  • Método de pago
  • CUFE (Código Único de Facturación Electrónica)
  • Fecha de emisión y vencimiento
  • Información del proveedor tecnológico autorizado

5. ENTREGA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

5.1 Medios de entrega

COPROSERVICIOS S.A.S. utilizará los siguientes medios para la entrega de facturas electrónicas:

  • Correo electrónico registrado por el cliente
  • Portal web de COPROSERVICIOS S.A.S. (sección «Mi cuenta»)
  • Aplicación móvil (cuando esté disponible)

5.2 Plazos de entrega

  • Las facturas serán emitidas y enviadas dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al periodo facturado, o inmediatamente después de la prestación del servicio, según corresponda.
  • Para servicios inmobiliarios, las facturas por comisiones se emitirán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la formalización de la venta o arrendamiento.

6. VALIDACIÓN Y ACEPTACIÓN DE FACTURAS

6.1 Validación ante la DIAN

Todas las facturas electrónicas emitidas por COPROSERVICIOS S.A.S. son validadas ante la DIAN antes de su envío al cliente, garantizando su validez fiscal.

6.2 Aceptación tácita

De acuerdo con la normativa vigente, las facturas se entenderán aceptadas si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción no se reciben reclamos o rechazos.

6.3 Rechazo de facturas

El cliente podrá rechazar las facturas electrónicas en los siguientes casos:

  • Inconsistencias en los servicios facturados
  • Errores en los valores o impuestos
  • Incumplimiento de requisitos legales

Los rechazos deberán realizarse a través de los canales oficiales de COPROSERVICIOS S.A.S.:

7. CONSERVACIÓN DE FACTURAS

7.1 Periodo de conservación

COPROSERVICIOS S.A.S. conservará todas las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco (5) años, conforme a la legislación tributaria colombiana.

7.2 Acceso a facturas históricas

Los clientes podrán acceder a sus facturas históricas a través de:

  • Portal web (hasta 5 años de antigüedad)
  • Solicitud directa al departamento de contabilidad

8. PAGOS Y MÉTODOS DE PAGO

8.1 Métodos de pago disponibles

COPROSERVICIOS S.A.S. acepta los siguientes métodos de pago:

  • Transferencia bancaria a cuentas específicas por edificio para servicios de PH
  • Pagos PSE a través de la plataforma web
  • Tarjetas de crédito y débito
  • Efectivo (únicamente en nuestras oficinas)

8.2 Plazos de pago

  • El plazo estándar para el pago de facturas es de quince (15) días calendario desde su emisión, salvo que se haya acordado un plazo diferente en el contrato.
  • Para servicios de administración de PH, los plazos se ajustarán según lo establecido en el reglamento de cada propiedad horizontal.

8.3 Intereses por mora

El no pago oportuno de las facturas generará intereses de mora a la tasa máxima permitida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

9. SOPORTE Y ATENCIÓN A INQUIETUDES

Para cualquier inquietud relacionada con facturas electrónicas, los clientes pueden contactarnos a través de:

10. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA

COPROSERVICIOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política cuando sea necesario para ajustarse a cambios normativos o mejoras en los procesos. Cualquier modificación será notificada a los clientes a través de los canales oficiales y publicada en nuestra página web.

Última actualización: Abril 2024

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