POLÍTICA DE CALIDAD Y CONTINUIDAD DEL SERVICIO

1. INTRODUCCIÓN

COPROSERVICIOS S.A.S., como empresa dedicada a la administración de propiedad horizontal, servicios contables, inmobiliarios y de mantenimiento, establece la presente Política de Calidad y Continuidad del Servicio con el compromiso de ofrecer a todos nuestros clientes y usuarios servicios que satisfagan sus necesidades y expectativas, garantizando la excelencia operativa y la mejora continua.

2. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y compromisos que aseguran la calidad y continuidad de los servicios prestados por COPROSERVICIOS S.A.S. en todas sus líneas de negocio, contribuyendo a la satisfacción de nuestros clientes y al mejoramiento continuo de nuestros procesos.

3. ALCANCE

Esta política aplica a todos los servicios ofrecidos por COPROSERVICIOS S.A.S., incluyendo:

Administración de Propiedad Horizontal
Servicios Contables para PH y Empresas
Servicios Inmobiliarios (Alquiler y Venta)
Servicios de Conserjería, Aseo y Toderos

4. PRINCIPIOS DE CALIDAD

COPROSERVICIOS S.A.S. basa su sistema de gestión de calidad en los siguientes principios:

4.1. Enfoque al Cliente

Comprendemos las necesidades actuales y futuras de nuestros clientes.
Nos esforzamos por cumplir sus requisitos y exceder sus expectativas.
Realizamos seguimiento sistemático a la satisfacción del cliente.

4.2. Liderazgo

La dirección establece la unidad de propósito y orientación de la organización.
Creamos un ambiente interno que permite el involucramiento del personal para lograr los objetivos de calidad.

4.3. Participación del Personal

Promovemos la participación activa y el desarrollo de competencias de nuestro personal.
Reconocemos que nuestros colaboradores son la esencia de la organización y su compromiso es fundamental para la prestación de servicios de calidad.

4.4. Enfoque Basado en Procesos

Gestionamos nuestras actividades y recursos como procesos interrelacionados.
Establecemos indicadores de desempeño para cada proceso.

4.5. Mejora Continua

La mejora continua del desempeño global es un objetivo permanente.
Implementamos metodologías para la identificación y desarrollo de oportunidades de mejora.

4.6. Toma de Decisiones Basada en la Evidencia

Tomamos decisiones basadas en el análisis de datos e información.
Mantenemos registros precisos y confiables de nuestras operaciones.

4.7. Gestión de las Relaciones

Gestionamos las relaciones con proveedores, aliados y demás partes interesadas para crear valor.

5. CONTINUIDAD DEL SERVICIO

Para garantizar la continuidad de nuestros servicios, COPROSERVICIOS S.A.S. se compromete a:

5.1. Disponibilidad del Servicio

Garantizar la disponibilidad de nuestros servicios de acuerdo con los niveles acordados con cada cliente y copropietario.
Mantener la plataforma web operativa 24/7 con un tiempo de disponibilidad no menor al 99.5% anual.
Contar con personal de soporte en horarios extendidos para atención de emergencias.

5.2. Plan de Continuidad del Negocio

Desarrollar y mantener actualizado un Plan de Continuidad del Negocio que aborde posibles contingencias.
Realizar pruebas periódicas de nuestros planes de contingencia.
Mantener respaldos de información crítica con protocolos de recuperación efectivos.

5.3. Gestión de Incidentes

Contar con un protocolo de respuesta a incidentes que puedan afectar la continuidad del servicio.
Establecer canales de comunicación efectivos para notificar a los clientes sobre cualquier interrupción programada o inesperada.
Realizar seguimiento a la resolución de incidentes para prevenir su recurrencia.

5.4. Capacidad y Desempeño

Monitorear regularmente la capacidad de nuestros sistemas para garantizar un desempeño óptimo.
Planificar la expansión de recursos según el crecimiento proyectado.
Realizar mantenimientos preventivos para evitar interrupciones en el servicio.

6. GESTIÓN DE LA CALIDAD EN SERVICIOS ESPECÍFICOS

6.1. Administración de Propiedad Horizontal

Cumplimiento estricto de la normatividad vigente (Ley 675 de 2001 y demás aplicables).
Transparencia en la gestión financiera y administrativa.
Elaboración oportuna de informes de gestión.
Atención eficiente a requerimientos de copropietarios y residentes.

6.2. Servicios Contables

Exactitud y confiabilidad en la información contable y financiera.
Cumplimiento de plazos legales para presentación de informes y declaraciones.
Actualización permanente en normativa contable y tributaria.
Seguridad en el manejo de la información contable.

6.3. Servicios Inmobiliarios

Transparencia en las transacciones inmobiliarias.
Asesoría profesional a propietarios y arrendatarios.
Verificación rigurosa de la información de los inmuebles y clientes.
Seguimiento post-venta o post-arrendamiento.

6.4. Servicios de Conserjería y Mantenimiento

Personal capacitado y con dotación adecuada.
Supervisión permanente del servicio.
Respuesta oportuna a solicitudes de mantenimiento.
Uso de insumos y equipos de calidad.

7. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

Para asegurar el cumplimiento de esta política, COPROSERVICIOS S.A.S. establece:

7.1. Indicadores de Gestión

Satisfacción del cliente (encuestas periódicas)
Cumplimiento de acuerdos de nivel de servicio (ANS)
Tiempo de respuesta a solicitudes y PQR
Disponibilidad de la plataforma web
Efectividad en la resolución de incidentes
Resultados de auditorías internas y externas

7.2. Revisión y Mejora

Revisión semestral de los indicadores de gestión por parte de la alta dirección.
Implementación de acciones correctivas y preventivas.
Actualización anual o cuando sea necesario de esta política.

8. RESPONSABILIDADES

8.1. Alta Dirección

Definir y revisar periódicamente la Política de Calidad y Continuidad del Servicio.
Asignar los recursos necesarios para su implementación.
Liderar con el ejemplo el compromiso con la calidad.

8.2. Coordinadores de Área

Implementar las directrices de esta política en sus respectivas áreas.
Realizar seguimiento a los indicadores de gestión.
Proponer e implementar mejoras en los procesos.

8.3. Todo el Personal

Conocer y aplicar esta política en sus actividades diarias.
Contribuir activamente en la mejora continua de los procesos.
Reportar oportunamente cualquier situación que pueda afectar la calidad o continuidad del servicio.

9. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

Esta política entra en vigor a partir de su publicación y será revisada anualmente o cuando se presenten cambios significativos en la organización o en el entorno que puedan afectar su aplicabilidad.

10. COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

La presente política será comunicada y estará disponible para todas las partes interesadas a través de: