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La contabilidad organizada en una propiedad horizontal no es un lujo: es una obligación legal y una protección para los recursos de los copropietarios. Una mala gestión contable puede derivar en sanciones por parte de la DIAN, desconfianza en la administración y conflictos en las asambleas. Evitarlas comienza por saber qué debe hacerse y cómo.
Todo comienza con el registro oportuno y correcto de los ingresos y egresos. Las cuotas de administración deben contabilizarse con su respectivo comprobante, así como los gastos: contratos, compras, pagos a proveedores y nómina. Es un error común manejar la contabilidad desde el correo o la memoria, sin documentos organizados.
Una propiedad horizontal debe emitir facturación electrónica, especialmente si presta servicios adicionales a terceros, arrienda espacios comunes o realiza ventas. Incumplir con esta norma puede acarrear sanciones tributarias o cierre de la actividad económica, aun si no se trata de una empresa comercial como tal.
El estado de cartera debe actualizarse mensualmente. No solo para cobrar de manera efectiva, sino también porque representa un activo en los estados financieros. Ignorar la cartera vencida impide reflejar la situación real del PH y afecta la toma de decisiones en la asamblea.
También se debe garantizar la declaración y pago de impuestos, si aplica, como el IVA, retenciones en la fuente o reportes a la DIAN. Muchas propiedades horizontales cometen errores al asumir que por ser una figura sin ánimo de lucro están exentas de toda obligación tributaria. La asesoría contable especializada en PH es clave para actuar correctamente.
Una contabilidad organizada también requiere respaldo documental y digital. Facturas, extractos, planillas de pagos, actas de asamblea, contratos: todo debe estar archivado de forma ordenada y disponible para los copropietarios, revisores fiscales y entes de control.
No se trata solo de evitar sanciones, sino de demostrar que la administración actúa con responsabilidad, transparencia y eficiencia. Una contabilidad clara es la base de una comunidad tranquila.
¿La contabilidad de tu copropiedad está en orden o simplemente “al día”? La diferencia puede costar más de lo que imaginas.
