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5 errores comunes en la administración de conjuntos y cómo evitarlos

Administrar una propiedad horizontal es una tarea compleja que implica manejar recursos, personas, normas y procesos. Aunque muchas copropiedades cuentan con buena intención, es común que se cometan errores que terminan afectando la convivencia, las finanzas o la confianza de los residentes. En este artículo te contamos cuáles son los errores más frecuentes y cómo evitarlos con una gestión profesional.

1. Falta de transparencia en la gestión financiera

Uno de los principales motivos de inconformidad en una copropiedad es la poca claridad en el manejo de los recursos. Informes poco detallados, retrasos en la entrega de balances o falta de acceso a los estados de cuenta generan desconfianza entre los copropietarios.

¿Cómo evitarlo?
Es fundamental presentar informes financieros claros y periódicos. Además, ofrecer acceso digital a documentos como presupuestos, recibos y extractos mejora la transparencia y el control comunitario.

2. Desconocimiento de la normativa

No aplicar correctamente la Ley 675 de 2001, o ignorar el reglamento de propiedad horizontal, puede traer problemas legales o conflictos internos. Desde la convocatoria de asambleas hasta la imposición de sanciones, todo debe hacerse conforme a la ley.

¿Cómo evitarlo?
Contar con un administrador capacitado y en constante actualización jurídica es clave. También es recomendable tener asesoría legal para decisiones sensibles.

3. Falta de comunicación con los residentes

Cuando los residentes no se sienten informados, surgen rumores, malentendidos y quejas. La comunicación deficiente afecta directamente la convivencia y la imagen de la administración.

¿Cómo evitarlo?
Utilizar canales de comunicación efectivos como circulares, carteleras digitales, grupos internos o incluso una plataforma en línea. La comunicación constante fortalece la comunidad.

4. No llevar un control adecuado de los mantenimientos

Ignorar el mantenimiento preventivo de zonas comunes, ascensores, sistemas eléctricos o redes hidráulicas puede derivar en daños mayores, altos costos y riesgo para los residentes.

¿Cómo evitarlo?
Implementar un cronograma de mantenimiento y hacer inspecciones periódicas. Registrar todo en una base de datos y reportar a los copropietarios los avances y gastos involucrados.

5. Falta de seguimiento a las decisiones de la asamblea

Muchas veces se toman decisiones importantes en la asamblea general, pero no se les da el seguimiento adecuado, lo que genera frustración y desorganización.

¿Cómo evitarlo?
Documentar cada decisión y generar un plan de acción posterior. Hacer seguimiento en reuniones del consejo de administración y rendir cuentas de los avances.

Evitar estos errores es posible si se cuenta con una administración organizada, capacitada y con herramientas que faciliten la gestión. En Coproservicios, trabajamos cada día para brindar un servicio basado en la eficiencia, el cumplimiento legal y la confianza, ayudando a las copropiedades a alcanzar su máximo potencial.

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