1. INTRODUCCIÓN

COPROSERVICIOS S.A.S., como empresa dedicada a la administración de propiedad horizontal, servicios contables, inmobiliarios y de mantenimiento, establece la presente Política Integral de Gobierno Corporativo y Ética Empresarial como marco fundamental para garantizar una gestión transparente, responsable y ética en todas sus operaciones y relaciones con sus grupos de interés.

2. OBJETIVO

Establecer los principios, lineamientos y compromisos que orientan el comportamiento ético y la estructura de gobierno corporativo de COPROSERVICIOS S.A.S., con el fin de generar confianza, fortalecer la reputación corporativa y garantizar la sostenibilidad de la empresa.

3. ALCANCE

Esta política es aplicable a todos los empleados, directivos, colaboradores, proveedores y aliados estratégicos de COPROSERVICIOS S.A.S., así como a todas las interacciones con clientes, copropietarios y demás grupos de interés.

4. PRINCIPIOS DE GOBIERNO CORPORATIVO

4.1 Estructura Organizacional

COPROSERVICIOS S.A.S. cuenta con una estructura organizacional claramente definida, con roles y responsabilidades establecidos formalmente para garantizar una toma de decisiones eficiente y responsable.

La estructura de gobierno está conformada por:

  • Asamblea de Accionistas
  • Junta Directiva
  • Gerencia General
  • Comités Especializados (Auditoría, Riesgos, Ética)

4.2 Transparencia y Rendición de Cuentas

Nos comprometemos a:

  • Presentar información financiera y no financiera precisa, oportuna y verificable.
  • Comunicar de manera clara y periódica los resultados de gestión.
  • Mantener canales de comunicación abiertos con todos nuestros grupos de interés.
  • Implementar mecanismos efectivos de control interno y auditoría.

4.3 Gestión de Riesgos

COPROSERVICIOS S.A.S. implementa un sistema integral de gestión de riesgos que permite identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos asociados a su operación, incluyendo riesgos estratégicos, operativos, financieros, legales y reputacionales.

5. PRINCIPIOS ÉTICOS

Los siguientes principios rigen el comportamiento de todos los miembros de COPROSERVICIOS S.A.S.:

5.1 Integridad

Actuamos con honestidad, coherencia y rectitud en todas nuestras actividades empresariales.

5.2 Respeto

Reconocemos la dignidad de todas las personas y el valor de la diversidad.

5.3 Responsabilidad

Asumimos las consecuencias de nuestras decisiones y acciones.

5.4 Transparencia

Comunicamos de manera clara y veraz la información relevante para nuestros grupos de interés.

5.5 Legalidad

Cumplimos con todas las leyes, normas y regulaciones aplicables a nuestra actividad.

6. CONDUCTAS ÉTICAS ESPECÍFICAS

6.1 Conflictos de Interés

  • Todos los empleados y directivos deben reportar cualquier situación que pueda representar un conflicto entre sus intereses personales y los de la empresa.
  • Se prohíbe el uso de la posición, información o recursos de la empresa para beneficio personal.
  • Existe un procedimiento formal para la declaración y gestión de conflictos de interés.

6.2 Anticorrupción y Soborno

  • COPROSERVICIOS S.A.S. prohíbe expresamente cualquier forma de soborno, corrupción o pago indebido.
  • Se implementan mecanismos de prevención, detección y sanción de actos de corrupción.
  • Todos los regalos e invitaciones deben cumplir con la política interna establecida.

6.3 Protección de Datos y Confidencialidad

  • Protegemos la información confidencial de la empresa, clientes y copropietarios.
  • Cumplimos rigurosamente con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales.
  • Solo utilizamos la información para los fines autorizados.

6.4 Relación con Competidores

  • Promovemos la competencia leal y rechazamos prácticas que limiten la libre competencia.
  • No participamos en acuerdos o prácticas que restrinjan la competencia en el mercado.

6.5 Prevención de Lavado de Activos

  • Aplicamos procedimientos de debida diligencia en la identificación de clientes y proveedores.
  • Monitoreamos transacciones inusuales o sospechosas.
  • Capacitamos al personal en la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

7. COMITÉ DE ÉTICA

COPROSERVICIOS S.A.S. cuenta con un Comité de Ética responsable de:

  • Promover una cultura ética en toda la organización.
  • Gestionar las denuncias recibidas a través del canal ético.
  • Investigar las posibles infracciones a esta política.
  • Recomendar acciones correctivas y preventivas.
  • Revisar y actualizar periódicamente esta política.

8. CANAL ÉTICO

La empresa pone a disposición de todos sus grupos de interés un canal ético confidencial para reportar posibles infracciones a esta política:

Se garantiza la confidencialidad de las denuncias y la protección contra represalias.

9. CUMPLIMIENTO Y CONSECUENCIAS

El incumplimiento de esta política puede resultar en medidas disciplinarias que pueden incluir desde amonestaciones hasta la terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones legales que puedan corresponder según la gravedad de la falta.

10. DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN

COPROSERVICIOS S.A.S. se compromete a:

  • Divulgar esta política a todos sus grupos de interés.
  • Incluirla en los procesos de inducción y capacitación.
  • Realizar capacitaciones periódicas sobre temas éticos y de gobierno corporativo.

11. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

Esta política entra en vigor a partir de su aprobación por la Junta Directiva y será revisada anualmente o cuando las circunstancias lo requieran.

Aprobada por la Junta Directiva de COPROSERVICIOS S.A.S.                                                                             Fecha: 21 DE ABRIL DEL 2024                                                                                                                                         Versión: 1.0

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