1. INTRODUCCIÓN

COPROSERVICIOS S.A.S. establece las siguientes políticas específicas para cada uno de los servicios ofrecidos, tanto a través de nuestra plataforma digital como de manera presencial. Estas políticas buscan garantizar la calidad, transparencia y eficiencia en la prestación de nuestros servicios.

2. SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

2.1 Alcance del servicio

COPROSERVICIOS S.A.S. proporciona los siguientes servicios en administración de PH:

  • Ejecución de decisiones del consejo de administración y asamblea
  • Administración de recursos financieros
  • Gestión de personal operativo (vigilancia, aseo, mantenimiento)
  • Atención a propietarios y residentes
  • Coordinación de mantenimientos preventivos y correctivos
  • Representación legal de la copropiedad
  • Contratación y supervisión de proveedores
  • Convocatoria y participación en reuniones de consejo y asambleas
  • Gestión de cartera y cobros preventivos y coactivos
  • Elaboración y ejecución del presupuesto anual

2.2 Responsabilidades de COPROSERVICIOS S.A.S.

  • Cumplir con las disposiciones de la Ley 675 de 2001 y el reglamento interno de cada propiedad horizontal
  • Presentar informes mensuales de gestión al consejo de administración
  • Garantizar la transparencia en el manejo de recursos
  • Mantener actualizada la información contable y administrativa
  • Atender oportunamente las solicitudes de los propietarios
  • Velar por el cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal
  • Mantener actualizada la plataforma digital con información relevante

2.3 Responsabilidades del cliente

  • Pagar oportunamente las cuotas de administración
  • Cumplir con el reglamento de propiedad horizontal
  • Participar en las asambleas ordinarias y extraordinarias
  • Reportar oportunamente daños o situaciones que afecten a la copropiedad
  • Proporcionar información actualizada de contacto
  • Utilizar adecuadamente los canales de comunicación establecidos

2.4 Tarifas y forma de pago

  • Las tarifas se establecerán según las características y necesidades específicas de cada propiedad horizontal
  • Los pagos se realizarán mensualmente a través de los canales habilitados
  • Se generarán facturas electrónicas dentro de los primeros cinco días de cada mes
  • Los ajustes tarifarios se realizarán anualmente según lo establecido en el contrato

3. SERVICIOS DE CONTABILIDAD

3.1 Alcance del servicio

COPROSERVICIOS S.A.S. ofrece los siguientes servicios contables:

  • Registro de operaciones contables
  • Elaboración de estados financieros mensuales y anuales
  • Presentación de declaraciones tributarias
  • Preparación de informes para asambleas
  • Presupuestos anuales y seguimiento de ejecución
  • Conciliaciones bancarias
  • Informes de cartera
  • Asesoría contable y tributaria

3.2 Responsabilidades de COPROSERVICIOS S.A.S.

  • Garantizar la precisión y veracidad de la información contable
  • Cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados
  • Mantener actualizados los registros contables
  • Emitir estados financieros dentro de los plazos establecidos
  • Resguardar la confidencialidad de la información
  • Aplicar correctamente la normativa contable y tributaria vigente
  • Proporcionar asesoría en temas contables y fiscales

3.3 Responsabilidades del cliente

  • Proporcionar oportunamente la información y documentación requerida
  • Revisar y aprobar los informes contables en los plazos establecidos
  • Comunicar cambios relevantes que puedan afectar la contabilidad
  • Autorizar y firmar las declaraciones tributarias cuando corresponda
  • Mantener un canal de comunicación efectivo con el equipo contable

3.4 Entrega de informes y documentación

  • Los informes mensuales se entregarán dentro de los primeros 15 días del mes siguiente
  • Los estados financieros anuales se entregarán máximo 45 días después del cierre fiscal
  • La documentación se entregará a través de la plataforma digital en formato PDF
  • Las consultas específicas se atenderán en un plazo no mayor a 48 horas hábiles

4. SERVICIOS INMOBILIARIOS

4.1 Servicios de arrendamiento

4.1.1 Alcance del servicio

  • Promoción y publicidad de inmuebles
  • Selección y verificación de arrendatarios
  • Elaboración de contratos de arrendamiento
  • Gestión de cobro mensual
  • Administración del inmueble
  • Inspecciones periódicas
  • Atención de reparaciones y mantenimientos
  • Informes periódicos al propietario
  • Devolución del inmueble al finalizar el contrato

4.1.2 Responsabilidades de COPROSERVICIOS S.A.S.

  • Realizar promoción efectiva de los inmuebles
  • Verificar antecedentes crediticios de potenciales arrendatarios
  • Elaborar contratos que protejan los intereses del propietario
  • Realizar cobros oportunos
  • Transferir los pagos al propietario en las fechas acordadas
  • Atender solicitudes de mantenimiento
  • Informar oportunamente sobre cualquier novedad

4.1.3 Responsabilidades del propietario

  • Entregar el inmueble en condiciones óptimas de habitabilidad
  • Proporcionar documentación legal del inmueble
  • Informar sobre características especiales o restricciones
  • Autorizar reparaciones necesarias
  • Mantener actualizada su información de contacto y bancaria
  • Cumplir con obligaciones tributarias relacionadas con el inmueble

4.1.4 Comisiones y pagos

  • La comisión por administración será del [X]% sobre el canon mensual
  • Los pagos a propietarios se realizarán dentro de los [X] días siguientes al recaudo
  • Los gastos de reparación previamente autorizados serán descontados del pago al propietario

4.2 Servicios de compraventa

4.2.1 Alcance del servicio

  • Asesoría en la determinación del precio del inmueble
  • Promoción y publicidad especializada
  • Atención a compradores potenciales
  • Acompañamiento en visitas al inmueble
  • Asesoría en negociación
  • Elaboración de promesa de compraventa
  • Acompañamiento hasta la escrituración

4.2.2 Responsabilidades de COPROSERVICIOS S.A.S.

  • Realizar una promoción efectiva del inmueble
  • Verificar la capacidad financiera de los potenciales compradores
  • Coordinar visitas al inmueble
  • Mantener informado al propietario sobre avances
  • Asesorar en aspectos legales del proceso
  • Acompañar durante todo el proceso de compraventa

4.2.3 Responsabilidades del cliente

  • Proporcionar información veraz sobre el inmueble
  • Mantener el inmueble en condiciones adecuadas para su muestra
  • Facilitar el acceso al inmueble para visitas programadas
  • Entregar documentación legal requerida
  • Cumplir con los compromisos adquiridos en la negociación

4.2.4 Comisiones y forma de pago

  • La comisión por venta será del [X]% sobre el valor de la transacción
  • El pago de la comisión se realizará al momento de la firma de la escritura
  • Los gastos de publicidad especializada serán acordados previamente

5. SERVICIOS DE CONSERJERÍA, ASEO Y TODEROS

5.1 Alcance del servicio

  • Personal capacitado para labores de conserjería, aseo y mantenimiento básico
  • Turnos adaptados a las necesidades del cliente
  • Supervisión permanente del personal
  • Reemplazos en caso de ausencias
  • Insumos y equipos necesarios (según acuerdo contractual)
  • Protocolos de servicio estandarizados

5.2 Responsabilidades de COPROSERVICIOS S.A.S.

  • Seleccionar personal idóneo y capacitado
  • Garantizar la seguridad social del personal
  • Proporcionar uniformes e identificación
  • Supervisar el cumplimiento de funciones
  • Realizar reemplazos oportunos en caso de ausencias
  • Atender quejas o sugerencias sobre el personal
  • Mantener capacitado al personal sobre protocolos de servicio

5.3 Responsabilidades del cliente

  • Proporcionar espacios adecuados para el desarrollo de las actividades
  • Informar oportunamente sobre requerimientos especiales
  • Respetar los horarios y funciones establecidas para el personal
  • Evaluar periódicamente el servicio
  • Reportar oportunamente situaciones irregulares

5.4 Tarifas y forma de pago

  • Las tarifas se establecerán según el tipo de servicio, horarios y personal requerido
  • Los pagos se realizarán mensualmente mediante los canales establecidos
  • Los servicios adicionales no contemplados en el contrato tendrán tarifas independientes
  • Los ajustes tarifarios se realizarán anualmente o según lo establecido en el contrato

6. COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL CLIENTE

6.1 Canales de comunicación

COPROSERVICIOS S.A.S. pone a disposición de sus clientes los siguientes canales:

6.2 Horarios de atención

  • Plataforma web: Lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
  • Atención telefónica y presencial: Lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
  • Sábados: 9:00 am a 12:00 m

6.3 Tiempos de respuesta

  • Solicitudes generales: Máximo 48 horas hábiles
  • Emergencias: Atención inmediata
  • Solicitudes a través de la plataforma: 24 horas hábiles
  • PQRS: Según política específica

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos nuestros servicios se rigen por la Política de Tratamiento de Datos Personales de COPROSERVICIOS S.A.S., en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012. Esta política puede ser consultada en nuestra página web.

8. DISPOSICIONES GENERALES

8.1 Modificaciones a las políticas

COPROSERVICIOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar estas políticas cuando sea necesario. Los cambios serán notificados a través de nuestra página web y correo electrónico registrado con al menos 30 días de anticipación.

8.2 Resolución de conflictos

Los conflictos que puedan surgir en la prestación de los servicios se resolverán inicialmente mediante arreglo directo entre las partes. De no ser posible, se acudirá a los mecanismos alternativos de solución de conflictos establecidos por la ley colombiana.

8.3 Legislación aplicable

Todas las relaciones contractuales se regirán por la legislación colombiana vigente aplicable a cada tipo de servicio.

Última actualización: Abril 2024

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